Đi tống đạt cần phải biết cư xử đúng mực

Thừa phát lại 24h - Đi tống đạt là 1 công việc rất vất vả của Thư ký Thừa phát lại. Gặp gỡ nhiều người, tiếp xúc với nhiều cơ quan, suốt ngày phải đi ngoài đường... Để hoàn thành tốt công việc, bên cạnh việc am hiểu quy định pháp luật về tống đạt, sắp xếp công việc khoa học thì thư ký cần có khả năng giao tiếp cởi mở, vui vẻ với mọi người. Trong phạm vi bài viết này, tôi xin chia sẻ 1 số câu chuyện tiếp xúc với đương sự có thật mà tôi được các đồng nghiệp chia sẻ hoặc kinh nghiệm có thực của bản thân để các anh chị đồng nghiệp tham khảo nhằm giúp việc tống đạt thật thuận lợi, được nhiều biên bản tống đạt trực tiếp.

Gõ cửa nhà đương sự lần đầu:

Thư ký: "Dạ, em chào anh, chào chị. Con chào cô/chào chú... Dạ cho em/con hỏi ở nhà mình có ai tên là Nguyễn Văn A không ạ!"

Chủ nhà: "a,b,c...xyz" (xác nhận đúng)

Thư ký: "Dạ nhà mình có thư của Tòa án/ Thi hành án gửi tới ạ!"

>> Ta nói, lời chào cao hơn mâm cỗ, phải lịch sự, lễ phép để tạo thiện cảm ngay từ đầu. Có thư kýo từng tới nhà người ta chưa kịp chào hỏi đã hỏi xăng xẳng hỏi "Đây là nhà anh Nguyễn Văn A phải không???!!!"

>> Dùng từ "nhà mình có thư" thay vì nói thẳng là đi tống đạt Giấy triệu tập, Quyết định cưỡng chế cho anh Nguyễn Văn A để tạo cảm giác nhẹ nhàng, bình tâm cho người tiếp nhận văn bản bởi chỉ đơn thuần là "nhận thư". Hai nữa, từ "nhà mình" cho người tiếp nhận văn bản cảm giác đó là giấy gửi cho gia đình nên trong trường hợp người nhà mình có tên trên giấy mà vắng mặt thì mình đại diện cho gia đình có trách nhiệm nhận thay.

Hình minh họa thừa phát lại tống đạt

Nhận giấy để biết thông tin rồi liên hệ cơ quan này để giải quyết

Đương sự: Sao giấy lại ghi thế này thế kia...abc....xyz...?? (Thái độ bực bội, khó chịu ra mặt)

Thư ký: "Con chỉ là người đi gửi giấy thôi, cô chú xem giấy, biết thông tin rồi liên hệ cơ quan ra văn bản với người ký giấy để được giải thích thêm. Nếu có khiếu nại, thắc mắc gì thì cô, chú cầm giấy lên thẳng đó khiếu nại..."

Đương sự (dịu giọng): Vậy theo con thì giấy như thế này là đúng hay sai?

Thư ký: Con không phải là người trực tiếp giải quyết vụ việc và cũng không phải là người làm việc trong Tòa án/Cơ quan thi hành án nhưng với tư cách là người được đào tạo về Luật pháp cũng như đang công tác trong ngành thì con có thể nói qua quy định của pháp luật về vấn đề này cho cô chú như sau:....
>>Mỗi lần đương sự có thắc mắc gì về giấy tờ được tống đạt, như một bản năng, tôi đều liền tuôn một tràng như thế. Tôi không cố gắng đôi co hay giải thích sâu về văn bản dù mình có biết, hay hiểu rõ về văn bản đó. Nếu có giải thích, tôi cố gắng giải thích theo hướng quy định pháp luật chung. Đương sự sau khi được tư vấn, giải thích miễn phí cũng nắm rõ hơn về vụ việc và cũng vì cái sự nhiệt tình dù không phải là trách nhiệm của người đi gửi giấy nên tiếc gì mà không ký lấy một chữ cho người ta.

Đương sự luôn luôn đúng

- Thuê nhà tôi mà đến tháng không trả tiền nhà thì tôi đuổi ra khỏi nhà chứ kiện tụng gì? 

- Vâng, người ta thuê nhà cô mà không trả tiền thì cô lấy lại nhà là đúng. Khả năng người ta bị Tòa bác đơn là rất cao. Kiện tụng gì vụ này.

- Tôi có sai đâu mà triệu tập tôi, làm gì như hình sự vậy?

- Dạ, đúng cô làm như vậy là không trái quy định pháp luật. Còn giấy mời có tên là giấy triệu tập thì cũng đúng là nghe năng nề thật nhưng vì Luật do Quốc hội ban hành đã nói là giấy tờ do Tòa án gửi đương sự là Giấy triệu tập, là mẫu ở TƯ ban hành rồi nên Tòa án phải thực hiện theo mẫu đó chứ không có làm khác được. Nhưng thực ra nghĩa đời thường là giấy mời thôi ạ.

...

>> Đây là tôn chỉ của tôi trong suốt quá trình tống đạt. Nghe như câu "Khách hàng luôn luôn đúng" của người làm kinh doanh ấy nhỉ. Tôi luôn cố gắng làm hài lòng người được tống đạt bằng cách đồng ý, đồng tình một cách tích cực với mọi quan điểm do đương sự đưa ra. Điều này làm cho đương sự cảm thấy tôi như là 1 người bạn, người đồng quan điểm và đồng chí hướng với họ. Vậy thì việc nhận giấy tờ và ký nhận giữa những người bạn cho nhau có gì mà phải khó khăn?

Nhận giấy rồi còn đi hay không là quyền của mình

- Họ ly hôn thì mời họ thôi chứ, tôi chỉ là người ở trọ thôi thì mời tôi đi làm gì?

- Dạ, đúng là anh là người ở trọ. Họ ly hôn thì Tòa án phải mời họ rồi. Tuy nhiên, Tòa án mời anh lên với tư cách là người có liên quan thôi. Còn liên quan như thế nào thì thế này anh ạ, hai vợ chồng chủ nhà đang ly hôn và đang phân chia khối tài sản chung mà trong đó có dãy nhà trọ anh đang ở. Giả sử dãy nhà trọ đó được chia cho ông chồng nhưng trước giờ bà vợ đều thu tiền trọ và sau này vẫn thu thì anh có trả không? Giả sử anh không biết nội dung bản án thì anh biết trả tiền trọ cho ai? Rồi người ta bán dãy nhà trọ này cho người khác thì mình có được quyền lưu cư hay không? Anh có liên quan là liên quan như vầy.

- Vậy còn mời tôi làm gì, tôi không đi đâu! Ký nhận giấy rồi là phải đi mệt lắm.

- Vâng, anh và những người ở trọ ở đây bận đi làm thì thời gian đâu mà lên tòa. Với lại. lên tòa hay không là quyền có anh mà. Tuy nhiên, em cũng lưu ý anh rằng, dù lên hay không là quyền của mình nhưng lỡ án tuyên mà có gì bất lợi cho anh thì anh khỏi thắc mắc, khiếu nại nhé.

>> Tâm lý ký nhận rồi phải đi khiến cho người cần tống đạt ngại nhận văn bản. Thư ký lựa lời giải thích với đương sự về việc ký nhận giấy như là mình nhận thư thì có ký nhận thư. Còn việc đi hay không là "quyền" của họ. Bên cạnh đó cần khuyến nghị họ rằng việc họ không lên Tòa hay Cơ quan Thi hành án mà các cơ quan này đưa ra các quyết định nào bất lợi cho họ thì họ khỏi thắc mắc, khiếu nại. Do đó, họ cần cân nhắc việc có đến cơ quan này sau khi nhận giấy hay không.

Ký nhận để cơ quan biết có đi làm việc, có đến gửi giấy cho gia đình rồi

- Giấy đến thì tôi nhận rồi ngày đó tôi lên, cần gì mà phải ký nhận vào biên bản tống đạt này, rách việc.
- Vâng, bên Tòa biết rằng anh chắc chắn sẽ lên Tòa để làm rõ việc này. Với lại thủ tục nhà nước giao giấy rồi ký nhận cũng khá nhiêu khê cho đương sự. Nhưng sáng nay cơ quan giao cho em đến gửi văn bản cho gia đình mình nhưng mà giờ không có chữ ký nhận thì cơ quan không biết sáng nay em có đi làm việc hay trốn đi ra ngoài làm việc khác. Gia đình mình ký nhận như ký nhận thư để có gì cơ quan em biết em có đi làm việc, có đến gửi giấy cho gia đình rồi.
>> Thư ký nắm rõ về thủ tục, việc ký giao phải có văn bản phải có ký nhận là quan trọng như thế nào trong thủ tục tố tụng, thủ tục thi hành án (xét xử vắng mặt, cưỡng chế thi hành án vì không tự nguyện thi hành...). Trường hợp đương sự không ký nhận thì thủ tục tống đạt cũng có thể thực hiện theo hướng khác nhưng mà đòi hỏi nhiều thời gian, công sức. Thư ký đã cố gắng chuyển hướng câu chuyện sang một ngã rẽ khác nhẹ nhàng hơn. Tâm lý ký nhận thư và đặc biệt để giúp người gửi chứng minh với cơ quan họ biết họ đi làm việc, chứ không phải đi làm việc gì khác khiến người nhận giấy dễ bằng lòng ký nhận.

Có ý kiến gì thì ghi vào

- Tôi thấy cơ quan thi hành án làm ăn tào lao, ngân hàng định giá nhà tôi 1,8 tỷ mới cho tôi vay 1,2 tỷ giờ tôi không trả tiền được thì cấn nhà qua là tôi dư sức trả nợ chứ sao giờ đem bán đấu giá nhà tôi với giá có 900tr vậy? Tôi không ký đâu!?
- Vâng, giá nhà anh đem bán đấu giá như vầy là quá thấp so với định giá ban đầu. Nhà anh em thấy dù thị trường bất động sản có đóng băng đi nữa thì thấp nhất cũng là 1,4 tỷ. Anh thắc mắc không đồng tình là đúng. Anh cứ ghi thắc mắc, khiếu nại và ý kiến của anh vào đây (Biên bản tống đạt) em mang về để gửi lên Chấp hành viên phụ trách hồ sơ.
- Vậy đưa đây tôi ghi.....
Thư ký hỗ trợ thêm đương sự câu từ pháp lý để ghi vào giấy. Ghi xong...
- Rồi, ý kiến của anh em sẽ trình lên Chấp hành viên. Anh ghi tên mình và ký bên dưới nha!
- Ghi vầy được rồi còn ký gì nữa em!
- Anh không ghi tên và ký vào thì làm sao người ta biết đây là ý kiến của anh!
>> Thư ký dù không biết việc xét xử Tòa án, việc thi hành án của Chấp hành viên có đúng quy định pháp luật hay không nhưng lúc nào cũng nên đồng tình, chia sẻ với đương sự về những thắc mắc, phản đối của họ. Thêm nữa có người giúp mình trình ý kiến phản đối, thắc mắc lên cơ quan giải quyết vụ việc đồng thời tận tình hướng dẫn mình cách viết, câu từ nữa thì tốt quá và cần phải làm.

Nhận mà không ký cũng là mừng

- Tôi không nhận giấy của Tòa đâu, Tòa án làm ăn sai luật, tôi nghi ngờ Tòa án nhận tiền của ổng X để xử ép tôi. Tôi nhất định không ký, không nhận, anh, mang giấy về đi.
- Vâng, em thấy vụ này cần phải làm rõ. Nếu Tòa xử sai thì mình kháng cáo lên Tòa thành phố, chỗ Nam Kỳ Khởi Nghĩa.
- Tôi sẽ khiếu nại.
- Vâng anh cứ làm đơn đi. Anh không đồng ý ký thì anh không cần phải ký nữa. Anh xem nội dung trên giấy như thế nào rồi làm đơn nè (Đưa giấy).
>> Ở 1 số Tòa án, tùy quan điểm của các Tòa về thủ tục tống đạt việc đương sự nhận nhưng từ chối ký nhận thì chỉ cần lập biên bản tống đạt ghi nhận sự việc và có nêu rõ nội dung thư ký đã giao, đương sự đã nhận văn bản là coi như tống đạt thành mà không cần phải thực hiện thủ tục niêm yết. Vậy nên, thuyết phục được đương sự nhận giấy của Tòa án trong trường hợp này giúp thư ký tránh được thủ tục niêm yết mất thời gian công sức và đôi khi là cả sự phản kháng của đương sự trong lúc niêm yết.

Biết nội dung văn bản và vụ việc đang tống đạt
- Chào cô, con là thư ký Thừa phát lại đến gửi thư của Tòa án cho gia đình mình về việc Tòa đình chỉ giải quyết vụ kiện của bà Phương ở cách đây mấy căn đối với gia đình mình!
- Ủa sao kỳ vậy! Xây nhà làm nứt nhà tôi rồi đi kiện. Chúng tôi chờ cả nửa năm nay rồi sao Tòa không xử để gia đình tôi được bồi thường mà sao đình chỉ vầy? Gia đình tôi không đồng ý đâu!
- Vâng, bà này đúng là! Xây nhà sát nách nhà người ta rồi sao không bồi thường còn đi kiện. Tòa đình chỉ khiến gia đình mình cũng mệt mỏi. Nhưng mà cô à, Tòa đình chỉ trong trường họp này là đúng quy định pháp luật. Bởi bà Phương là nguyên đơn đã rút đơn mà bên mình trong quá trình giải quyết ở Tòa án không có yêu cầu phản tố nên Tòa đình chỉ. Trường hợp này, gia đình mình muốn đòi quyền lợi thì phải làm đơn thưa lên Tòa kiện đòi bên kia bồi thường và ở đây mình trở thành nguyên đơn.
- Mấy tháng nay, nhà bên kia xây nhà làm nứt nhà cô mà không chịu khắc phục thiệt hại, bồi thường giờ cứ tiếp tục xây như vầy cô sợ lại nứt tiếp nhà sập. Cô phải làm sao?
- Bây giờ trước mắt, cô cần làm đơn gửi trên Phường lẫn thanh tra xây dựng Quận. Trong đơn cần nêu rõ việc nhà mình bị nứt do công trình xây dựng của bà Phương gây ra và có nguy cơ đổ sập bất cứ khi nào, ảnh hưởng đến tính mạng, tài sản những người trong gia đình. Bà Phương chưa khắc phục thiêt hại mà vẫn tiếp tục xây dựng nên đề nghị các cơ quan này trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ xuống kiểm tra xử lý. Kèm theo đơn là 1 vài bức hình chụp các vết nứt và hình chụp nhà mình cùng công trình xây dựng gây ảnh hưởng. Trường hợp này, con khuyến nghị gia đình mình nên nhờ Thừa phát lại xuống lập cho cái vi bằng ghi nhận lại các thiệt hại của gia đình mình do công trình nhà hàng xóm gây ra để làm cơ sở đệ trình các cơ quan nhà nước (UBND phường, Thanh tra Quận hoặc Tòa án) giải quyết. Vi bằng được lập có quay phim, chụp hình và đăng ký tại Sở Tư pháp trong thời hạn 3 ngày làm việc nên có giá trị chứng cứ chứng minh và bảo vệ quyền lợi gia đình mình.

>> Việc nắm được nội dung của vụ việc trước giúp chúng ta dễ dàng chia sẻ trường hợp pháp lý mà người dân đang gặp phải, tư vấn, hỗ trợ thêm họ về mặt pháp luật. Từ đó, họ thấy ta như người bạn của họ, 1 người đang giúp đỡ gia đình họ. Việc tống đat trong vụ việc này từ đó cũng thuận lợi hơn.

Bữa trước có ghé, bữa sau còn ghé
- Dạ con chào cô chú, bữa trước con có ghé gia đình mình để gửi giấy của Tòa án về việc ông An bên Bình Thạnh kiện gia đình mình vụ vay tiền.
...
- Dạ, Tòa giải quyết còn mấy lần mời nữa nên con sẽ còn đến gửi giấy cho nhà mình thêm tối thiểu 3 lần nữa. Con báo vậy để cô chú biết ạ!
>> Việc ngay từ lời chào đầu tiên đã giới thiệu với đương sự chúng ta đã từng gặp nhau tạo đã giúp dỡ bỏ bức tường ngăn cách giữa thư ký với đương sự và giúp đương sự thân thiện với chúng ta hơn (cái này hình như là học từ bên dân Sale). Đã từng gặp mặt làm việc trước đây sẽ giúp đương sự có thái độ tích cực với chúng ta khi tiếp xúc, từ đó việc tống đạt cũng sẽ thuận lợi.
>>  "Bữa sau còn ghé" là để đương sự biết rằng họ sẽ phải nhận giấy của Tòa thêm mấy lần nữa giúp họ chủ động trong tâm lý khi tiếp xúc với chúng ta cũng như nhận giấy của Tòa án vào lần sau.

Tác giả: Đức Hoài